• Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.

• Biết đâu là những việc cần ưu tiên.

• Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.

• Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:

• Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận

• Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời

• Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả

• Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

Dựa vào những nhu cầu trên, các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc là:

• Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email...

• Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.

• Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.

• Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.

Từ những phân tích trên, hãy đi vào đánh giá 5 phần mềm quản lý công việc được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:

1. Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.

Giao diện Kanban của Trello

Ưu điểm: 

Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.

Nhược điểm: 

Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:

• Không có tính năng chat nhóm

• Không phân cấp thành viên quản trị

• Không có báo cáo công việc

• Không hiệu quả khi quản lý thời gian...

Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 - 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.

2. Asana

Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản. Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list... Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.

Giao diện To-do-list của Asana 

Một số ưu nhược điểm của Asana có thể tóm lại như sau:

• Cộng tác: Vốn là một ứng viên mạnh trong quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên… Một trong những tính năng đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án - mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github...

• Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Tuỳ nhu cầu, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.

• Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report), cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.  

• Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.

• Chi phí sử dụng: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,... và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,... Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.  

Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.

3. Wrike

Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn làm việc không cần email, thì Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc khác. Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí.

Giao diện của Wrike

Sau đây là một số đánh giá về Wrike:

• Cộng tác: Giống như Asana, Wrike cũng có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án... Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột...

• Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, ví dụ như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)... Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.

• Báo cáo theo thời gian thực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên...  

• Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí (như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên…). Tuy nhiên một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow, quyền xem lịch làm việc của người khác,... thì chỉ có phiên bản trả phí.

• Chi phí sử dụng: Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản, như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 - 15 người, mức phí 9.8$/ người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS. Với các tính năng ưu việt hơn nữa như tuỳ chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo… thì chỉ có ở gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.  

Với những phân tích trên, Wrike sẽ là phần mềm quản lý công việc phù hợp với những doanh nghiệp lớn, với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Với các team nhỏ khoảng dưới 5 thành viên, Wrike phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn quản lý công việc tốt với các tính năng tuy giới hạn nhưng rất cơ bản và cần thiết.